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ERP kurz erklärt
November 2023

Vorteile des digitalisierten
Servicemanagements

Ist Ihr Kundendienstmanagement nicht digitalisiert?

  • Sind Ihre Serviceeinsätze/-tickets entweder auf Papier oder in einer Excel-Datei?
  • Ist die Planung Ihrer Einsätze mühsam?
  • Haben Sie keinen Überblick über den Kundendienst?
  • Haben Sie das Gefühl, Zeit und Geld zu verschwenden?

Mit einer digitalisierten und in das ERP-System integrierten Kundendienstverwaltung ...

  • haben Sie Ihre Kundendienstprozesse im Griff.
  • wird die Planung Ihrer Einsätze erleichtert.
  • senken Sie Ihre Prozesskosten.
  • erkennen Sie, wo Optimierungsbedarf besteht.
  • steigern Sie die Zufriedenheit Ihrer Kunden.

Die Verwaltung des Kundendienstes (After-Sales-Service, ASS) ist ein Schlüsselelement für die Kundenzufriedenheit und die Rentabilität eines Unternehmens. Ist sie in eine Unternehmenssoftware (ERP) integriert, wird sie zu einem wertvollen Pluspunkt für die betriebliche Effizienz, die Kundenbindung und das Unternehmenswachstum.

In diesem Artikel erörtern wir detailliert die Vorteile eines in ein ERP-System integrierten Kundendienstmanagements.

Zentralisierung der Daten

Einer der größten Vorteile der Integration des Kundendienstes in ein ERP-System ist die Zentralisierung der Daten. Alle Informationen über Kunden, Produkte, Bestellungen und Kundenanfragen werden in einem einzigen System zusammengefasst. Das bedeutet, dass die Teams des Kundendienstes sofortigen Zugriff auf alle Informationen haben, die sie zur Beantwortung von Kundenanfragen benötigen. Es ist nicht mehr nötig, zwischen verschiedenen Systemen zu wechseln, um Informationen zu suchen, was Fehler reduziert und die Bearbeitung von Anfragen beschleunigt.

Verbesserung der Reaktionsfähigkeit

Durch die Integration des Kundendienstes in ein ERP-System lässt sich auch die Reaktionsfähigkeit des Unternehmens verbessern. Ruft ein Kunde mit einem Problem an, können die Mitarbeitenden des Kundendienstes schnell die Historie seiner Interaktionen mit dem Unternehmen einsehen, einschließlich der getätigten Bestellungen, der früheren Reparaturen und der geltenden Garantien. Dank dieser besseren Übersicht kann schneller und genauer auf die Bedürfnisse des Kunden eingegangen werden, was die Kundenzufriedenheit steigert.

Automatisierung von Prozessen

ERP-Software enthält in der Regel Workflow- und Automatisierungstools. Das bedeutet, dass viele sich wiederholende Aufgaben des Kundendienstes automatisiert werden können, z. B. das Erstellen von Servicetickets, die Planung von technischen Eingriffen, das Versenden von Terminerinnerungen etc. Diese Automatisierung spart Zeit und reduziert menschliche Fehler.

Verwaltung von Lagerbeständen und Ersatzteilen

Die Integration des Kundendienstes in ein ERP-System erleichtert die Verwaltung der Ersatzteilbestände. Das System kann den Lagerbestand in Echtzeit verfolgen, so dass Teile nach Bedarf bestellt werden können. Dadurch werden Verzögerungen bei Reparaturen vermieden und es wird sichergestellt, dass die Techniker immer über die Teile verfügen, die sie zur Durchführung der Reparaturen benötigen.

Analyse der Leistung

Ein ERP-System bietet leistungsstarke Tools zur Datenanalyse, mit denen Sie die Leistung des Kundendienstes überwachen können. Sie können die Problemlösungszeiten, die Kundenzufriedenheit, die Betriebskosten und viele andere Indikatoren untersuchen. Anhand dieser Daten können Sie Bereiche identifizieren, die Verbesserungen erfordern und Prozesse optimieren.

Kundenbindung

Eine effektive Verwaltung des Kundendienstes stärkt die Kundenbindung. Wenn Kunden wissen, dass sie auf einen reaktionsschnellen und zuverlässigen Kundendienst vertrauen können, ist es wahrscheinlicher, dass sie weiterhin Geschäfte mit dem Unternehmen machen und dessen Produkte oder Dienstleistungen weiterempfehlen. Dies kann einen erheblichen Einfluss auf das Wachstum des Unternehmens haben.

Senkung der Kosten

Durch die Automatisierung von Prozessen, die Reduzierung von Fehlern und die Optimierung der Bestandsverwaltung kann ein in ein ERP-System integriertes Kundendienstmanagement zur Senkung der Betriebskosten beitragen. Dies kann zu einer höheren Rentabilität für das Unternehmen führen, selbst wenn Anfangsinvestitionen für die Einführung des Systems erforderlich sind.

Einhaltung von Vorschriften und Rückverfolgbarkeit

Auch Unternehmen, die in regulierten Branchen tätig sind oder strengen Qualitätsstandards unterliegen, profitieren von der Integration des Kundendienstes in ein ERP-System. Dies erleichtert die Rückverfolgbarkeit der Einsätze, die Verwaltung der Garantien und die Einhaltung der geltenden Vorschriften.

Zusammenfassend

Ein in eine ERP-Software integriertes Kundendienstmanagement bringt viele Vorteile mit sich, darunter die Zentralisierung von Daten, eine verbesserte Reaktionsfähigkeit, die Automatisierung von Prozessen, die Bestandsverwaltung, die Leistungsanalyse, die Kundenbindung, die Kostensenkung und die Einhaltung von Vorschriften. Es handelt sich um eine Investition, die erheblich zum Wachstum und zur Nachhaltigkeit des Unternehmens beitragen und gleichzeitig die Kundenzufriedenheit verbessern kann. Wenn Ihr Unternehmen den Kundendienst noch nicht in sein ERP-System integriert hat, ist es an der Zeit, diese Möglichkeit in Betracht zu ziehen, um auf dem Markt wettbewerbsfähig zu bleiben.


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Mit unserer Lösung und dank den nahtlos in das ERP-System von Actricity integrierten Servicefunktionalitäten beherrschen Sie Ihre Serviceprozesse auf hohem Niveau.

  • Sie haben Ihre Serviceeinsätze / Servicetickets und deren Planung im Griff.

  • Sie verfügen über eine vollständige Rückverfolgbarkeit Ihrer Serviceeinsätze und die gesamte, mit den Tickets verbundene, Kommunikation mit Ihren Kunden.

  • Ihre Teams haben einen umfassenden Überblick über den Kunden (vor und nach dem Verkauf).

  • Funktionen auf mobilen Apps modernisieren Ihre Prozesse und Ihre Unternehmensmarke (Corporate Brand).

  • Mithilfe von Kennzahlen verbessern Sie die Kundenzufriedenheit und die Rentabilität des Kundendienstes.

Die in die ERP-Lösung von Actricity integrierten Kundendienstfunktionen im Detail:

Ihre Prozesse sind nahtlos in die ERP-Lösung integriert und sind integraler Bestandteil der Prozesskette Ihres Unternehmens.

So werden Ihre Interventionen …

  • direkt in den ERP-Kalender eingeplant.
  • für das Kundendienstteam - und auf Wunsch auch für andere Teams - sichtbar.
  • mit Verträgen verknüpft, um die Garantiebedingungen oder SLAs zu kontrollieren.
  • zur Bearbeitung an die mobilen Apps der Techniker gesendet.
  • für das Kundenportal verfügbar.

Lassen Sie uns als konkretes Beispiel einen ungeplanten Einsatz anschauen:

Eine ungeplante Kundendienstanfrage geht per E-Mail ein. Das System liest automatisch Informationen aus der E-Mail ein, zum Beispiel den Kunden und den Ansprechpartner, und beschleunigt die Erstellung eines Tickets. Das Serviceticket wird automatisch mit der gesendeten E-Mail und dem betroffenen Kunden verknüpft und auch die betreffende Kundeninstallation kann ganz einfach zugewiesen werden.

Der Serviceeinsatz wird einem Techniker zugewiesen, der über die erforderlichen Qualifikationen verfügt, und je nach Verfügbarkeit mithilfe des in das ERP-System integrierten Kalenders - der z. B. mit Outlook synchronisiert wird - geplant.

Der Techniker verfügt in der mit dem ERP verbundenen App über zahlreiche im ERP gespeicherte Informationen (zum Beispiel Kundendaten, technische Dokumentationen etc.). Er kann seinen Einsatz so unter den besten Bedingungen erledigen und ganz nebenbei wichtige Daten über die Kundenanlage sammeln.

Dank der Erfassung der Daten zu seinem Einsatz (Bericht, benötigtes Material, aufgewendete Stunden, eventuelle Kosten) kann der Techniker problemlos einen Einsatzbericht erstellen. Der Bericht kann vom Kunden direkt vor Ort unterzeichnet und sofort per E-Mail an den Kunden gesendet werden.

Bei der Erstellung der Rechnung kann immer noch entschieden werden, ob 100 % oder nur ein Teil des Einsatzes in Rechnung gestellt werden soll. Dank der vollständigen Integration in das ERP-System sind die gesamte Rückverfolgung sowie der Einsatzbericht direkt im ERP-System verfügbar, sobald der Einsatz beendet ist.

Actricity bietet Ihnen eine leistungsstarke Anwendung zur Verwaltung Ihres Kundendienstes und Ihrer Aussendiensteinsätze (Field Service Management), die direkt in das ERP-System integriert ist, ohne digitale Brüche und mit einem hohen Integrationsgrad.

Zudem verfügt Actricity über weitere Funktionen, die für den Kundendienst besonders interessant sind, zum Beispiel:

  • Erfassung von Felddaten (eingesetzte Installationen, eingesetzte Geräte ...).
  • Spezielle mobile Lösung für die Inbetriebnahme von Geräten (einschliesslich Inbetriebnahmebericht)
  • Mobile Applikation Serviceanfragen
  • On- und Offline-Modus
  • Chat-Funktionalität, die direkt im entsprechenden Serviceeinsatz integriert ist.

     Und noch viele weitere Funktionen ...

In unserer nächsten Ausgabe von 'ERP - kurz erklärt' vertiefen wir den Bereich des zu 100% in das ERP
integrierten elektronischen Dokumentenmanagements.

 Stay tuned.

Jeden Monat publiziert Actricity einen kompakten Artikel, um das komplexe Thema ERP leicht verständlich zu erläutern. In nur 4 - 6 Minuten gelesen, aber mit grossem Fachwissen, um Ihnen Business Lösungen und deren Nutzen näherzubringen.

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