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ERP kurz erklärt
Dezember 2023

DMS -
voll integriert im ERP

Sind Ihre Dokumente verstreut?

  • Sie verschwenden Zeit damit, Ihre Dokumente auf Ihren Servern zu finden?
  • Sie wissen nicht immer, welche die neueste Version des gesuchten Dokuments ist?
  • Der Zugriff auf Dokumente von unterwegs ist nicht immer gewährleistet?
  • Das Teilen von Dokumenten ist nicht immer einfach?

Mit einem integrierten elektronischen Dokumentenmanagement im ERP-System …

  • werden Dokumente zentralisiert und mit den richtigen Prozessen verknüpft
  • wird das Teilen von Dokumenten zwischen den Mitarbeitenden erleichtert.
  • werden Dokumente versioniert und Fehler vermieden.
  • sind Dokumente auch von unterwegs leicht zugänglich.
  • werden Dokumente mit Workflows verknüpft, was zu Effizienzsteigerungen führt.

Das in ein ERP-System integrierte elektronische Dokumentenmanagement (DMS) bedeutet einen grossen Fortschritt im Bereich des Unternehmensmanagements. Die Konvergenz dieser Technologien bietet eine Komplettlösung, die die operativen Prozesse optimiert, die Effizienz verbessert und die Entscheidungsfindung stärkt. In diesem Artikel befassen wir uns mit den signifikanten Vorteilen des in eine ERP-Software integrierten elektronischen Dokumentenmanagements.

Zentralisierung von Informationen

Einer der Hauptvorteile dieser Synergie liegt in der Zentralisierung von Informationen. Mit einem in das ERP integrierten DMS werden alle wesentlichen Daten und Dokumente an einem zentralen Ort gespeichert, auf welche alle Abteilungen im Unternehmen Zugriff haben. Die manuelle Suche nach Informationen, die über verschiedene Systeme verstreut sind, entfällt. Unnötiger Zeitaufwand wird reduziert und die Gesamtproduktivität verbessert.

Verbesserte Zusammenarbeit

Darüber hinaus fördert das in das ERP integrierte DMS die Zusammenarbeit innerhalb der Organisation. Mitarbeitende können Dokumente in Echtzeit teilen, bearbeiten und kommentieren, was die Kommunikation zwischen den Teams erleichtert. Diese unmittelbare  Zusammenarbeit beschleunigt Arbeitszyklen, fördert Innovationen und ermöglicht eine bessere Koordination zwischen den Abteilungen.

Verbesserte Rückverfolgbarkeit

Ein weiterer bedeutender Vorteil ist die verbesserte Rückverfolgbarkeit von Dokumenten. Jede Änderung und jede Aktion, die an einem Dokument durchgeführt werden und jeder Zugriff auf ein Dokument werden aufgezeichnet und können dank des in das ERP integrierten DMS nachverfolgt werden. Dies erhöht die Transparenz der Prozesse und erleichtert die Einhaltung von Vorschriften, wodurch das Unternehmen ein höheres Mass an Kontrolle und Sicherheit über seine sensiblen Informationen erhält.

Reduktion des Papierverbrauchs

Die Reduktion von Papier ist ebenfalls ein entscheidender Aspekt des in einem ERP integrierten elektronischen Dokumentenmanagements. Durch die Digitalisierung und die Automatisierung von dokumentenbasierten Prozessen können Unternehmen ihre Abhängigkeit von Papier erheblich reduzieren, was zu spürbaren Kosteneinsparungen hinsichtlich des Druckens, der physischen Lagerung und der Archivierung führt. Darüber hinaus und quasi ganz nebenbei wird die ökologischen Nachhaltigkeit und damit die Umweltfreundlichkeit des Unternehmens erhöht.

Erstellen von automatisierten Workflows

Ein weiterer zu beachtender Aspekt ist die Verbesserung des Workflow-Managements. Ein in das ERP integriertes DMS ermöglicht die Erstellung automatisierter Workflows, die Optimierung von Geschäftsprozessen und die Eliminierung redundanter manueller Aufgaben. Dies gewährleistet eine schnellere und genauere Aufgabenausführung, reduziert menschliche Fehler und ermöglicht es den Mitarbeitenden, sich auf Aufgaben mit höherer Wertschöpfung zu konzentrieren.

Einfaches Teilen von Dokumenten

Darüber hinaus erleichtert ein in ein ERP integriertes DMS überall und jederzeit den Zugriff auf wichtige Informationen. Mit dem Aufkommen der Remotearbeit wird diese Funktion immer wichtiger. Mitarbeitende können von jedem mit dem Internet verbundenen Gerät auf die benötigten Dokumente zugreifen, was die Flexibilität und die Agilität des Unternehmens verbessert.

Kurz und bündig

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das in eine ERP-Software integrierte elektronische Dokumentenmanagement eine ganze Reihe von Vorteilen bietet, die über die blosse Organisation von Informationen hinausgehen. Durch die Zentralisierung von Daten, die Förderung der Zusammenarbeit, die Verbesserung der Rückverfolgbarkeit, die Reduzierung von Papier, die Optimierung von Arbeitsabläufen und die Erleichterung des Zugangs zu Informationen trägt diese technologische Lösung zur digitalen Transformation von Unternehmen bei und stärkt ihre Wettbewerbsfähigkeit und ihre Fähigkeit, sich an die Herausforderungen des Marktes anzupassen. Die Kombination von DMS und ERP bildet in der Tat eine starke Synergie und schafft eine integrierte Plattform, die Unternehmen in die Zukunft führt.


Und jetzt zu Actricity

Die Bedeutung des integrierten DMS in unserem ERP-System Actricity

Wie bereits erwähnt, bringt die Synergie, die durch die Integration des elektronischen Dokumentenmanagements in die Prozesse eines ERP-Systems wie Actricity entsteht, entscheidende Vorteile mit sich.

Kein endloses Suchen mehr nach der neuesten Version des Angebots, welches wir an unseren Kunden geschickt haben. Alle Angebotsversionen werden auf dem Angebot im Vertriebsmanagement unseres ERP gespeichert, um die komplette Übersicht über alle Versionen zu haben.

Das Gleiche gilt für die letzte Lieferantenrechnung, die überprüft werden muss, um sie zu validieren. Keine Suche mehr in den E-Mails nach der richtigen Rechnung des richtigen Lieferanten. Im Actricity ERP findet man mit wenigen Klicks die noch zu validierenden Kreditorenrechnungen inklusive den verknüpften pdf-Belegen.

Hier eine Reihe von Funktionen, die im DMS von Actricity zur Verfügung stehen:

  • Speichern Ihrer Dokumente (PDF, Word, Excel usw.) im nativen Format innerhalb des ERP-Systems

  • Hochladen und Herunterladen von Dokumenten

  • Drag & Drop-Funktion zum Hochladen

  • Zugeklappte Version und vergrößerte Ansichten von Dokumenten, die an einen Artikel angehängt sind (z. B. Kunde, Rechnung usw.)

  • Check-in / Check-out

  • Über das Web zugängliche Dokumente

  • Über die mobile App zugängliche Dokumente

  • Fotoaufnahmen und -upload

  • Integration von Microsoft Sharepoint-Links

  • Integration von Verzeichnislinks

  • Klassifizierung von Dokumenten

Das Schema hilft uns zu verstehen, wie Dokumente in Actrictiy gespeichert und mit den richtigen Prozessen/Elementen verknüpft werden:

                                              Und so sind zwei PDF-Angebote mit dem Angebot in Actricity verknüpft:

Dank der fortschrittlichen Integration von Microsoft Office-Tools ist es möglich, qualitativ hochwertige Microsoft Office-Dokumente zu erstellen.

Nehmen wir als Beispiel ein Angebotsdossier:

  • Sie erfassen Ihr Angebot in Actricity mit Kundendaten, unterschiedlichen Belegpositionen und Geschäftskonditionen.
  • Diese Daten werden mit Hilfe einer Microsoft Word-Vorlage in das Word-Dokument integriert und Actricity generiert ein hochwertiges Word-Dokument (mit langen Texten, Diagrammen usw.), das Sie Ihren Kunden senden können.
  • Actricity speichert dieses generierte Dokument im DMS und versioniert es, wenn Sie das wünschen.

    Sie fragen sich, ob Ihre Dokumente auf einem Smartphone zugänglich sind? Die Antwort lautet ja - zum Beispiel ist der Arbeitsrapport in der mobilen Anwendung von Actricity verfügbar.

    Sie fragen sich, ob Sie die elektronische Signatur in die Dokumente der Actricity GED integrieren können? Die Antwort ist ja - beispielsweise durch Integration des Tools Docusign.

    Sie fragen sich, ob die Anhänge von E-Mails auch in der GED verfügbar sind? Ja - die Dokumente sind an die E-Mails angehängt und können im DMS zugeordnet werden.

    Sie fragen sich, ob die in unserer GED im ERP archivierten Dateien weiterhin über ihren Dateinamen zugänglich sind? Die Antwort ist ja - die Dateien sind durch Berechtigungen geschützt, bleiben aber auf dem Dateisystem des Servers zugänglich.

    In unserer nächsten Ausgabe von 'ERP - kurz erklärt' befassen wir uns mit den direkt mit dem ERP verbundenen mobilen Applikationen.

     Stay tuned.

    Jeden Monat publiziert Actricity einen kompakten Artikel, um das komplexe Thema ERP leicht verständlich zu erläutern. In nur 4 - 6 Minuten gelesen, aber mit grossem Fachwissen, um Ihnen Business Lösungen und deren Nutzen näherzubringen.

    Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren, wir nehmen uns gerne Zeit für Sie!