Comprendre l’ERP
mai 2024
Les outils de communication partie intégrante de l’ERP
La communication au sein de votre organisme a des ratés ?
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La communication non digitale reste prépondérante et freine votre efficacité ?
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La communication par mail apporte son lot d’inconvénients (mails oubliés / informations décentralisées …) ?
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Vous pensez que des outils de communication plus modernes augmenteraient votre efficacité ?
Avec des outils de communication directement intégrée à l’ERP …
- la communication inter-services est accélérée.
- les retards sont évités car la réactivité de votre organisation est améliorée.
- la communication est centralisée et l’historique des échanges parfaitement conservé.
- vos processus deviennent plus fluides car plus simples à exécuter.
Une communication intégrée offre de nombreux avantages
Flux d’informations facilités
Les outils de communication intégrés (par exemple des messages inter-services, des mails intégrés, etc.) dans un logiciel ERP (Enterprise Resource Planning) jouent un rôle fondamental dans l’amélioration de la collaboration, de la coordination et de l’efficacité globale au sein d’une entreprise. Ces outils facilitent la circulation des informations entre les différents départements, favorisant ainsi une communication transparente et cohérente.
Rapidité des échanges d’informations
L’un des avantages les plus évidents de ces outils de communication intégrés est la rapidité des échanges d’informations, même si les collaborateurs sont géographiquement dispersés. Les messages inter-services permettent aux différents départements de communiquer directement au sein du système ERP, éliminant ainsi les retards associés aux canaux de communication traditionnels. Les notifications en temps réel assurent que les utilisateurs sont informés instantanément des changements de statut, des nouvelles tâches ou des événements importants, comme par exemple des délais modifiés dans le cadre d’un projet. Cela favorise ainsi une réactivité accrue face aux situations critiques et améliore la productivité de façon générale.
Notifications et alertes automatisées
Un autre avantage majeur des outils de communication intégrés est la possibilité d’automatiser les notifications et les alertes. Par exemple, un responsable des achats peut recevoir automatiquement une notification lorsqu’un approvisionnement critique atteint un niveau minimum, déclenchant ainsi un processus de réapprovisionnement. Cette automatisation réduit le risque d’oubli et garantit que les actions nécessaires sont prises au moment opportun.
Échange d’information centralisé au sein de la plateforme
Les courriels intégrés dans l’outil ERP simplifient également la communication en centralisant les échanges au sein de la plateforme. Les utilisateurs peuvent envoyer des messages directement depuis le système, associant ainsi la communication aux données opérationnelles pertinentes. Cela réduit la dépendance vis-à-vis des boîtes de réception externes (qui sont le plus souvent peu accessibles) et facilite la recherche et la récupération d’informations, améliorant ainsi l’efficacité globale de la communication.
Chat intégrés
Les outils de chat intégrés jouent un rôle crucial dans le renforcement de la collaboration en temps réel. Les équipes peuvent discuter, partager des idées et résoudre des problèmes instantanément, ce qui élimine les retards associés aux réunions physiques ou aux échanges de courriels. De plus, les historiques de chat permettent de conserver une trace des discussions, ce qui peut être utile pour la formation, la résolution de litiges et l’analyse rétrospective des décisions prises.
Traçabilité complète
Par ailleurs, les outils de communication intégrés renforcent la transparence au sein de l’entreprise. Les employés ont accès à des informations actualisées et partagées, ce qui réduit les malentendus et les erreurs liés à des données obsolètes. Les discussions documentées et les historiques des transactions garantissent une traçabilité complète, ce qui est essentiel pour la conformité réglementaire et la gestion des audits.
Adaptation aux besoins spécifiques de l’entreprise
En termes de flexibilité, les outils de communication intégrés permettent souvent une personnalisation en fonction des besoins spécifiques de l’entreprise. Des canaux de communication spécifiques peuvent être créés pour des processus particuliers, des projets définis ou des initiatives stratégiques. L’adaptation aux flux de travail spécifiques de chaque entreprise est donc garantie.
En conclusion, l’intégration d’outils de communication dans un logiciel ERP apporte une valeur significative en renforçant la collaboration, la coordination, la visibilité des données et la transparence au sein d’une entreprise. Ces outils contribuent à la transformation des processus métier, favorisent une prise de décision plus rapide et plus précise, et positionnent l’entreprise pour une meilleure agilité dans un environnement commercial en constante évolution. Les avantages résultant de cette intégration démontrent que la communication efficace est un pilier essentiel du succès d’un ERP moderne.
Actricity – un ERP qui intègre la communication au cœur de ses processus
La solution Actricity conçue dès l’origine pour favoriser la collaboration entre les employés, s’appuie sur des outils de communications transverses afin de fluidifier les processus et d’augmenter l’efficacité des utilisateurs. Ainsi les messages inter-départements circulent aisément et sont liés au processus (et de ce fait historisés) correspondant, afin d’accélérer les traitements.
Quelques exemples :
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Une première phase de projet à facturer ? pas de souci, un message lié à ce projet est envoyé et apparaît instantanément dans le workflow du service de facturation.
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Une facture fournisseur à valider par le responsable même, si il est toute la semaine en déplacement ? pas de souci – en deux clics il consulte la facture scannée dans le système et il en valide le paiement.
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Une nouvelle commande qui provient de votre boutique en ligne ? Pas de souci, une notification apparaît en temps réel dans la liste des tâches à traiter du service commercial.
Mais ce n’est pas tout, la communication intégrée ne se limite pas à l’échange de messages, mais va bien plus loin, comme nous pouvons le voir sur le schéma ci-dessous.
Messages inter-départements
Notifications d’informations liés à des évènements
Messages d’alertes
Courriels sortants de l’ERP
Courriels entrants dans l’ERP
Fonctionnalités de chat intégré
Tous ces outils de communication sont directement intégrés à notre solution et donc directement liés aux processus ERP concernés. Par exemple un échange de courriels (avec leur pièces attachées) concerne une opportunité de vente. Vous trouverez donc tout l’historique de l’échange concernant cette affaire sur l’opportunité en question. Pas besoin de consulter les différentes boîtes mail des collaborateurs concernés par cette opportunité de vente. La traçabilité des transactions est donc parfaitement assurée et la sécurité des processus s’en trouve grandement améliorée. De plus l’intégralité de la communication est lisible par l’équipe de vente et donc augmente la flexibilité de vos équipes.
Centralisation des données
Avec la communication intégrée dans l’ERP, de nombreux échanges d’informations sont centralisées dans un système unique.
Amélioration de la collaboration
Les messages inter-services et les courriels intégrés sur une seule plateforme logi-cielle facilite et améliore la collaboration y compris avec les partenaires extérieurs.
Réduction des erreurs et des retards
Suivi transparent des processus
Gain de temps et d’efficacité
Comprendre l’ERP
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