ERP kurz erklärt
Mai 2024

Im ERP integrierte Kommunikationstools

Hat die Kommunikation innerhalb Ihrer Organisation Schwächen?

Die nicht-digitale Kommunikation überwiegt nach wie vor und bremst Ihre Effizienz?
Die Kommunikation per E-Mail bringt eine Reihe von Nachteilen mit sich (vergessene E-Mails / dezentralisierte Informationen …)?
Sie glauben, dass modernere Kommunikationsmittel Ihre Effizienz steigern könnten?

Mit direkt im ERP integrierten Kommunikationswerkzeugen …

wird die abteilungsübergreifende Kommunikation beschleunigt.
werden Verzögerungen vermieden, da die Reaktionsfähigkeit Ihrer Organisation verbessert wird.
wird die Kommunikation zentralisiert und die Historie der Kommunikation bleibt vollständig erhalten.
werden Ihre Prozesse flüssiger, da sie einfacher zu bearbeiten sind.

Eine integrierte Kommunikation bietet viele Vorteile

Erleichterter Informationsfluss

Die in eine ERP-Software (Enterprise Resource Planning) integrierten Kommunikationswerkzeuge – z. B. Nachrichten zwischen den Abteilungen, integrierte E-Mails usw. – spielen eine grundlegende Rolle bei der Verbesserung der Zusammenarbeit, der Koordination und der allgemeinen Effizienz innerhalb eines Unternehmens. Diese Werkzeuge erleichtern den Informationsfluss zwischen den verschiedenen Abteilungen und fördern so eine transparente und kohärente Kommunikation.

Geschwindigkeit des Informationsaustauschs

Einer der offensichtlichsten Vorteile von integrierten Kommunikationswerkzeugen ist die Geschwindigkeit des Informationsaustauschs, selbst wenn die Mitarbeitenden geografisch weit verstreut sind. Abteilungsübergreifende Nachrichten ermöglichen es den verschiedenen Abteilungen, direkt innerhalb des ERP-Systems zu kommunizieren, wodurch die mit herkömmlichen Kommunikationskanälen verbundenen Verzögerungen entfallen. Echtzeitbenachrichtigungen stellen sicher, dass die Nutzer sofort über Statusänderungen, neue Aufgaben oder wichtige Ereignisse, zum Beispiel geänderte Fristen in einem Projekt, informiert werden. Dies fördert eine erhöhte Reaktionsfähigkeit in kritischen Situationen und steigert die Produktivität im Allgemeinen.

Automatisierte Benachrichtigungen und Warnungen

Ein weiterer grosser Vorteil integrierter Kommunikationstools ist die Möglichkeit, Benachrichtigungen und Warnungen zu automatisieren. Zum Beispiel erhält der Einkaufsleiter automatisch eine Benachrichtigung, wenn ein entscheidender Artikel einen Mindestbestand erreicht, so dass ein Nachbestellungsprozess ausgelöst werden kann. Diese Automatisierung verringert das Risiko, dass etwas vergessen wird, und stellt sicher, dass die notwendigen Massnahmen zum richtigen Zeitpunkt ergriffen werden.

Zentralisierte E-Mails innerhalb der Plattform

Auch die in das ERP-Tool integrierten E-Mails vereinfachen die Kommunikation, indem sie den Austausch innerhalb der Plattform zentralisieren. Nutzer können Nachrichten direkt aus dem System heraus versenden und so die Kommunikation mit den relevanten Betriebsdaten verknüpfen. Dies verringert die Abhängigkeit von externen Postfächern (die meist nur schwer zugänglich sind) und erleichtert das Suchen und Abrufen von Informationen, wodurch die Kommunikation insgesamt effizienter wird.

Integrierte Chat-Tools

Die integrierten Chat-Tools spielen eine entscheidende Rolle bei der Stärkung der Zusammenarbeit in Echtzeit. Teams können diskutieren, Ideen austauschen und Probleme sofort lösen, wodurch Verzögerungen, die mit physischen Treffen oder dem Austausch von E-Mails verbunden sind, vermieden werden. Darüber hinaus ermöglichen die Chat-Protokolle das Speichern der Diskussionen, was für Schulungen, die Lösung von Streitigkeiten und die rückblickende Analyse getroffener Entscheidungen nützlich sein kann.

Vollständige Rückverfolgbarkeit

Darüber hinaus erhöhen die integrierten Kommunikationswerkzeuge die Transparenz innerhalb des Unternehmens. Die Mitarbeitenden haben Zugang zu aktuellen und geteilten Informationen, was Missverständnisse und Fehler aufgrund veralteter Daten reduziert. Dokumentierte Diskussionen und Transaktionsverläufe gewährleisten eine vollständige Rückverfolgbarkeit, was für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und das Management von Audits unerlässlich ist.

Anpassung an die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens

In Bezug auf die Flexibilität ermöglichen integrierte Kommunikationswerkzeuge häufig eine Anpassung an die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens. Für bestimmte Prozesse, definierte Projekte oder strategische Initiativen können spezifische Kommunikationskanäle erstellt werden. Die Anpassung an die individuellen Arbeitsabläufe jedes Unternehmens ist somit garantiert.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Integration von Kommunikationstools in eine ERP-Software einen erheblichen Mehrwert bietet, da sie die Zusammenarbeit, die Koordination, die Datentransparenz und die Gesamttransparenz innerhalb eines Unternehmens verbessert. Sie tragen zur Transformation von Geschäftsprozessen bei, fördern schnellere und präzisere Entscheidungsfindungen und positionieren das Unternehmen für mehr Agilität in einem sich ständig wandelnden Geschäftsumfeld. Die Vorteile dieser Integration zeigen, dass effektive Kommunikation eine wesentliche Säule für den Erfolg eines modernen ERP-Systems ist.

Actricity, ein ERP-System, das die Kommunikation in den Mittelpunkt seiner Prozesse stellt

Die von Anfang an zur Förderung der Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitenden konzipierte Lösung von Actricity stützt sich auf abteilungsübergreifende Kommunikationswerkzeuge, um die Prozesse zu vereinfachen und die Effizienz der Nutzer zu steigern. Nachrichten zwischen den Abteilungen zirkulieren problemlos, werden mit den entsprechenden Prozessen verknüpft und historisiert. Die Bearbeitungszeiten werden so merklich beschleunigt.

Beispiele aus der Praxis

Eine erste Projektphase soll fakturiert werden? Kein Problem – eine mit diesem Projekt verknüpfte Nachricht wird gesendet und erscheint sofort im Workflow der Rechnungsabteilung.
Eine Lieferantenrechnung muss vom Verantwortlichen genehmigt werden, auch wenn er die ganze Woche unterwegs ist? Kein Problem – mit zwei Klicks ruft er die eingescannte Rechnung im System ab und bestätigt die Zahlung.
Eine neue Bestellung aus Ihrem Online-Shop? Kein Problem – eine Benachrichtigung erscheint in Echtzeit in der Aufgabenliste der Vertriebsabteilung.

Aber das ist noch nicht alles. Integrierte Kommunikation beschränkt sich nicht nur auf den Austausch von Nachrichten, sondern geht weit darüber hinaus, wie wir in der folgenden Abbildung sehen können:

Actricity verfügt über eine Vielzahl von Kommunikationswerkzeugen:

Abteilungsübergreifende Nachrichten

Nachrichten zwischen Abteilungen können informativ oder vom Typ „Aufgabe zu erledigen“ sein.

Ereignisbezogene Informationsbenachrichtigungen

Innerhalb des Systems werden automatische Benachrichtigungen verwaltet, um Aktivitäten auszulösen.

Warnmeldungen

Warnmeldungen zur Benachrichtigung über ein kritisches Problem werden automatisch versendet, um die Mitarbeitenden auf wichtige Ereignisse aufmerksam zu machen.

Ausgehende E-Mails

Ausgehende E-Mails werden aus dem ERP an die Mitarbeitenden oder an externe Partner gesendet.

Eingehende E-Mails

Eingehende E-Mails werden im ERP empfangen, unabhängig davon, ob sie von Kollegen oder externen Partnern stammen.

Integrierte Chat-Funktionen

Chat-Diskussionen werden im ERP-System gespeichert und das gesamte Chat-Protokoll wird gespeichert.

Alle diese Kommunikationswerkzeuge sind direkt in unsere Lösung integriert und somit direkt mit den betreffenden ERP-Prozessen verbunden. Ein Beispiel: Ein Austausch von E-Mails mitsamt Anhängen betrifft eine Verkaufschance. Sie finden den gesamten Verlauf der Korrespondenz zu dieser Verkaufschance auf dem betreffenden Opportunitätsdatensatz. Sie müssen nicht die verschiedenen Mailboxen der Mitarbeitenden durchsuchen, die von dieser Verkaufschance betroffen sind. Die Nachvollziehbarkeit der Transaktionen ist daher vollständig gewährleistet und die Prozesssicherheit wird dadurch erheblich verbessert. Darüber hinaus ist die gesamte Kommunikation für das Verkaufsteam lesbar und erhöht somit die Flexibilität Ihres Teams.

Weitere Beispiele für die perfekt in unsere Actricity-Lösung integrierte Kommunikation:

Daten-zentralisierung

Mit der in das ERP integrierten Kommunikation werden zahlreiche Informationsaustausche in einem einzigen System zentralisiert.

Verbesserung der Zusammenarbeit

Die abteilungsübergrei-fenden Nachrichten und E-Mails, die auf einer einzigen Softwareplattform integriert sind, erleichtern und verbessern die Zusammen-arbeit, auch mit externen Partnern.

Reduzierung von Fehlern und Verzögerungen

Abteilungsübergreifende Benachrichtigungen und Nachrichten in Echtzeit beschleunigen die Bearbeitung von Prozessen und verhindern Fehler und Verzögerungen.

Transparente Nachverfolgung der Prozesse

Die Integration und Sicherung des Kommunika-tionsaustauschs ermögli-chen die Rückverfolgbarkeit und die transparente Nachverfolgung der Prozesse.

Zeit- und Effizienzgewinn

Durch die Personalisierung der Kommunikationsflüsse innerhalb des ERP werden Aufgaben schneller ausge-führt, was zu erheblichen Effizienzgewinnen führt.

In unserer nächsten Ausgabe von ‚ERP – kurz erklärt‘ werden wir die Vorteile der in das ERP integrierten Verträge und dem damit verbundenen enormen Zeitgewinn untersuchen.
Stay tuned.

ERP kurz erklärt

Regelmässig publiziert Actricity einen kompakten Artikel, um das komplexe Thema ERP leicht verständlich zu erläutern. In nur 4 – 6 Minuten gelesen, aber mit grossem Fachwissen, um Ihnen Business Lösungen und deren Nutzen näherzubringen.

Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren, wir nehmen uns gerne Zeit für Sie!

+41 61 561 56 56

By Holger Scholz

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